So gelingt der Generationenwechsel

Zu einer erfolgreichen Übergabe einer Zahnarztpraxis gehört mehr als eine Einigung zwischen Senior und Junior. Denn Praxisübergaben gehen immer mit Veränderungen einher, was Unsicherheiten bei allen Beteiligten auslösen kann. Eine offene Kommunikation hilft, diese Umbruchphase zu meistern.

Nüchtern betrachtet ist die Übernahme einer Zahnarztpraxis eine geschäftliche Transaktion, die für beide Seiten Vorteile bringt. Wer als Zahnärztin oder Zahnarzt eine etablierte Praxis übernimmt, muss zum Beispiel nicht bei null beginnen. Patientenstamm, Einrichtung, Geräte und ein eingespieltes Team sind bereits vorhanden. Für den bisherigen Inhaber bedeutet die Übergabe der Praxis, dass sie oder er finanziell die eigene Zukunft absichert und sowohl die Patientinnen und Patienten als auch das Praxisteam in „guten Händen“ weiß. Eine Win-win-Situation – vorausgesetzt, alle rechtlichen und organisatorischen Fragen wurden im Vorfeld geklärt.

Emotionale Dimension oft unterschätzt

Gleichzeitig ist eine Praxisübergabe aber weit mehr als eine Unterschrift unter einem sorgfältig ausgearbeiteten Kaufvertrag. Denn mit dem Inhaberwechsel findet ein tiefgreifender Veränderungsprozess statt, der bei allen Beteiligten Emotionen hervorruft. Neben der Klärung der zahlreichen juristischen und organisatorischen Details der Transaktion sollte daher auch das Zwischenmenschliche nicht aus dem Blickfeld geraten.

Für die abgebende Zahnärztin oder den abgebenden Zahnarzt bedeutet das, sich zunächst einmal klar darüber zu werden, welche Folgen die Praxisabgabe für sie oder ihn selbst haben wird. Denn auch wenn rational die Entscheidung für die Abgabe längst steht, fällt es vielen schwer, loszulassen. „Manchmal äußert sich das in unrealistischen Preisvorstellungen. Dann braucht es oft mehrere Angebote von Interessenten, um diesen Fakt emotional schlucken zu können“, weiß Jochen Brückmann aus seiner langjährigen Erfahrung als Finanz- und Gründungscoach der ZSH GmbH Finanzdienstleistungen, eines unabhängigen Dienstleisters, der auf die Beratung von Zahnärztinnen und Zahnärzten spezialisiert ist. Auch deswegen ist es seines Erachtens immer sinnvoll, im Vorfeld eine objektive Wertermittlung der Praxis vornehmen zu lassen.

Frühzeitige Planung ist entscheidend

„Meistens geht es aber nicht um den Betrag, wenn Abgebende zögern“, sagt die Beraterin und Coachin Gudrun Mentel. „Sondern darum, dass man sein Lebenswerk verliert. Man realisiert plötzlich, dass ein Prozess im Leben zu Ende geht, und weiß nicht, was auf einen zukommt.“ Sich gefühlsmäßig auf die neue Situation einzustellen, benötigt Zeit.

Auch wegen dieses nicht immer leichten emotionalen Abnabelungsprozesses empfehlen Experten, sich frühzeitig mit der Planung der Abgabe zu beschäftigen. Rein aus organisatorischer Sicht hält Jochen Brückmann eineinhalb Jahre Vorlauf als ausreichend für eine Nachfolgeregelung. „Mit einer Ausnahme: Wenn es Unklarheiten mit der Praxisimmobilie gibt, wenn etwa die Nutzungsgenehmigung als Zahnarztpraxis fehlt oder Probleme mit dem Vermieter drohen, dann sind drei bis vier Jahre Vorlauf nötig.“

Bis der Übernahmevertrag unter Dach und Fach ist, rät Jochen Brückmann allen Beteiligten zu absoluter Diskretion. Erst wenn der Kaufvertrag unterschrieben ist, gilt es, das Team zu informieren.

Wechsel transparent gestalten

„Jede Veränderung löst erst einmal Unbehagen und Angst vor dem Neuen aus. Das ist menschlich“, erläutert Gudrun Mentel. „Und eine Praxisübernahme geht üblicherweise mit einer Modernisierung einher, also mit großen Veränderungen.“ Ein Inhaberwechsel kann daher Verunsicherung im Praxisteam auslösen. Umso wichtiger ist es, offen mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern über die neue Situation zu sprechen.

Fühlen sich die Angestellten in den Prozess einbezogen, können sie sich besser auf den Umbruch einstellen und möglicherweise auch die Chancen einer Praxisübergabe in jüngere Hände erkennen.

Die Beraterin empfiehlt auch den Nachfolgern, aktiv das Gespräch mit dem Praxisteam zu suchen – am Anfang idealerweise zusammen mit der Vorgängerin oder dem Vorgänger. „Erzählen Sie ein bisschen von sich, vielleicht auch etwas Privates. Geben Sie aber auch dem Team die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Erzählen Sie von Ihren Visionen für die Praxis.“ Denn wenn alle im Team mit den Zielen der Verantwortlichen vertraut sind, lässt das nicht nur Unsicherheiten verschwinden, sondern stärkt den Teamgeist sogar.

Klares Konzept schafft Orientierung

Dass die oder der Übernehmende das künftige Praxiskonzept detailliert darlegt, ist aber auch aus einem anderen Grund wichtig, wie Jochen Brückmann betont: „Was wollen wir? Welche Patientinnen und Patienten möchten wir ansprechen? Welche Leistungen wollen wir anbieten? Das Team muss die Richtung kennen.“ Nur so kann ein Wir-Gefühl entstehen.

Voraussetzung dafür ist, dass die oder der Neue im Vorfeld ein klares Konzept für die Praxis erarbeitet hat. „Das kann von der Spezialisierung auf Kinderzahnheilkunde bis hin zur hypermodernen Prophylaxe-Praxis alles sein – Hauptsache, es passt zu einem selbst und zum Patientenstamm“, sagt Brückmann, der Gründerinnen und Gründer bei der Konzeptfindung unterstützt.

Die Praxis bei einer Übernahme technisch und optisch zu modernisieren, sei heutzutage ohnehin unumgänglich. Nicht nur, weil die Patientinnen und Patienten höhere Ansprüche an die Behandlung stellen, sondern auch, um gutes Personal halten zu können. „Ziel aller Investitionen sollte es daher sein, die Praxis so zu gestalten, dass effektiv und gut behandelt werden kann und sich jeder wohlfühlt“, so Brückmann.

Sanfter Übergang oder harter Schnitt?

Oft arbeiten die abgebenden Zahnärztinnen und Zahnärzte nach der Übergabe noch weiter mit in der Praxis. Der Grund: Patientinnen und Patienten, aber auch das Team können sich so behutsam an die neue Praxisleitung gewöhnen. An sich eine gute Idee, doch birgt eine solch sanfte Übergangsphase auch Konfliktpotenzial, wie Gudrun Mentel erläutert: „Wenn ich als Selbstständiger in das Angestelltenverhältnis gehe, ist das ein kompletter Mindset-Wechsel. Ich muss akzeptieren, dass mir jemand sagt, wie ich behandle. Und damit tun sich viele schwer.“

Zudem würden Nachfolgerinnen und Nachfolger dazu neigen, mit ihrer neuen Führungsrolle zu hadern. Ihnen fehlt oft der Mut, sich gegenüber dem alten Chef oder dem Team durchzusetzen. Für ein effizientes Arbeiten in einem guten Betriebsklima muss sich die nachfolgende Generation jedoch ihrer neuen Position als Chef bewusst sein und diese auch annehmen.

Fünf Tipps für eine reibungslose Praxisübernahme

Experten hinzuziehen: Bei der Übergabe einer Zahnarztpraxis sind viele juristische, steuerrechtliche, betriebswirtschaftliche und zwischenmenschliche Aspekte zu beachten. Um Fehler, die aus Unwissenheit begangen werden, zu vermeiden, empfiehlt es sich, sich neben einem Rechtsbeistand auch einen erfahrenen Berater oder Coach für den gesamten Prozess an die Seite zu holen.
Dokumente vorbereiten: Wer eine Zahnarztpraxis verkaufen möchte, sollte alle Unterlagen auf dem aktuellen Stand haben. Dazu zählen die steuerlichen Gewinnermittlungen der Praxis aus den vergangenen drei Jahren, eine betriebswirtschaftliche Auswertung des laufenden Jahres und die aktuelle Lohnübersicht der in der Praxis Beschäftigten.
Übergangsprozess kommunizieren: Bei der Kommunikation der Praxisübernahme gilt es, die Balance zwischen Diskretion und Transparenz zu wahren. Ist eine Nachfolgerin oder ein Nachfolger gefunden, hilft eine offene und wertschätzende Kommunikation von Senior und Junior gegenüber dem Team, Unsicherheiten abzubauen und den Zusammenhalt zu stärken.
Team mitnehmen: Regelmäßige Teammeetings, aber auch Einzelgespräche sind wichtig, um das Team in den Umbruchprozess bestmöglich einzubinden. Schulungen und Teambuilding-Maßnahmen wie gemeinsame Ausflüge können allen Beteiligten den mit Herausforderungen verbundenen Prozess erleichtern und ein neues Wir-Gefühl ermöglichen.
Information nach außen: Zu einem nahtlosen Übergabeprozess gehört auch die umfassende Information der Patientinnen und Patienten. Im Zuge der Vorstellung der neuen Inhaberin oder des neuen Inhabers ist es wichtig, dass auch über eine mögliche Neuausrichtung der Praxis, Änderungen im Terminvergabesystem oder notwendige Preiserhöhungen informiert wird.

Autorin: Stefanie Hutschenreuter

Dieser Artikel erschien ursprünglich im DZR Xtrablatt 03/2025.